EcoVadis in een notendop: Antwoorden op de meest gestelde vragen

De druk voor organisaties om hun transparantie en duurzaamheid te verbeteren wordt steeds groter. Dit geldt ook voor de duurzaamheid van hun leveranciers. Samen met de omvang en complexiteit van de toeleveringsketens, heeft dit geleid tot een sterke groei in het gebruik van gestandaardiseerde duurzaamheidsbeoordelingsplatformen zoals EcoVadis. Na het verkrijgen van inzicht in de duurzaamheidsprestaties van leveranciers komt de volgende stap: werken aan verbetering. Vaak betekent dit dat organisaties verwachten dat hun leveranciers jaarlijks hun prestaties verbeteren of dat ze van hun leveranciers een bepaalde duurzaamheidsscore behalen. Als officiële EcoVadis-partner ondersteunen wij organisaties in dit proces. Met dit blog geven we antwoord op de meest gestelde vragen over het gebruik van dit duurzaamheidsbeoordelingsplatform.

Q1: Wat is EcoVadis?

EcoVadis is een evidence-based online platform dat bedrijven in staat stelt de duurzaamheidsprestaties van hun leveranciers te evalueren. De methodologie is gebaseerd op internationale duurzaamheidsnormen, deze zijn onderverdeeld in vier thema’s: ‘Milieu’, ‘Arbeid en mensenrechten’, ‘Ethiek’ en ‘Duurzaam inkopen’.

EcoVadis heeft 21 indicatoren gedefinieerd op basis van de internationale duurzaamheidsnormen. Uit deze indicatoren selecteert EcoVadis de criteria die relevant zijn voor jouw bedrijf. Deze criteria zijn aangepast aan de specifieke uitdagingen relevant voor jouw sector, bedrijfsomvang en locatie. Het doel van deze beoordeling is het meten van hoe goed een organisatie de principes van duurzaamheid heeft geïntegreerd in haar managementsysteem. Het verstrekken van ondersteunende documentatie is hiervan een belangrijk onderdeel.

(Klik op de afbeelding voor volledige grootte.) Bron: EcoVadis CSR Methodology Overview and Principles.

De resultaten worden gepresenteerd in een die een duidelijk overzicht geeft van de sterke punten en verbeterpunten. EcoVadis-scorecards zijn geldig tot twaalf maanden na de publicatiedatum, daarnaast is er ook één herbeoordeling opgenomen in het jaarabonnement. Wanneer de score niet voldoet aan de verwachtingen of minimumeisen van jouw handelspartners, kan dit een goede reden zijn voor een vroegtijdige herbeoordeling.

Q2: Hoe wordt de vragenlijst opgebouwd?

Bij de registratie vraagt EcoVadis je om een online bedrijfsprofiel aan te maken. Het invullen van de vragenlijst dient zorgvuldig te gebeuren, aangezien de informatie die wordt opgenomen voor een groot deel bepaalt welke vragen je ontvangt. EcoVadis heeft vragenlijsten op maat voor meer dan 200 specifieke sectoren. De locatie van je bedrijfsactiviteiten is ook van invloed op de inhoud van de vragenlijst. De omvang en diepgang van de vragenlijst is gebaseerd op het aantal medewerkers en de beoordelingsscope, variërend van XS (tot 25 medewerkers), tot L (1000+ medewerkers). Er bestaat dus niet zoiets als ‘de EcoVadis-vragenlijst’, omdat vragenlijsten verschillen op basis van bedrijfsspecifieke kenmerken.

Q3: Hoe bepaal je welke EcoVadis beoordelingsscope het beste past

Bedrijven kunnen verzoeken ontvangen om deel te nemen op verschillende organisatieniveaus. De scope van een beoordeling kan zowel variëren op groepsniveau (bijv. hoofdkantoor, holding, moedermaatschappij) of op het niveau van de dochteronderneming (bijv. business unit, land specifieke entiteit, productielocatie of regionale werkmaatschappij). Voor de kan het efficiënter zijn om de enquête op groepsniveau in te vullen, aangezien zij mogelijk meerdere verzoeken ontvangen. Daarnaast kunnen grote bedrijven een managementbenadering op groepsniveau hebben, waardoor het invullen van de enquête op dit niveau een logische stap is.

De beoordeling van faciliteiten of locaties kan worden gevraagd wanneer een klant alleen bij die specifieke leverancier koopt, bijvoorbeeld omdat deze verantwoordelijk is voor het leveren van een specifiek onderdeel, materiaal of product. Daarnaast zijn groepsresultaten soms moeilijk te interpreteren voor specifieke behoeftes. Als een organisatie een verzoek ontvangt dat niet overeenkomt met de scope van de bestaande beoordeling, adviseren wij om bij de (dit zijn klanten die jouw organisatie vragen de vragenlijst in te vullen) na te gaan of de Scorecard van de huidige volstaat. Indien dit het geval is, kun je EcoVadis vragen om de bestaande Scorecard te delen voor een andere scope. Als de gevraagde scope niet overeenkomt met uw bestaande beoordeling, dien je de gevraagde entiteit te registreren en een nieuwe beoordeling af te ronden.

Andere redenen om de vragenlijst op het niveau van de dochterondernemingen in te vullen zijn een grote diversiteit aan activiteiten binnen een organisatie of interesse in het verkrijgen van inzicht in hoe de duurzaamheidsprestaties van dochterondernemingen zich tot elkaar verhouden. Er is vaak interesse om de prestaties (binnen een groep) te vergelijken, omdat er concurrentie kan zijn tussen vestigingen/dochterondernemingen. Dit gezegd hebbende; een groepsbeoordeling is vaak efficiënter en uitgebreider, maar het kan er ook voor zorgen dat de beste of de slechtste prestaties binnen een organisatie minder zichtbaar zijn.

Q4: Hoe kun je jezelf voorbereiden?

Neem de tijd om jezelf voor te bereiden op het invullen van de vragenlijst. Dit zal het proces een veel sneller laten verlopen!

Bereid je team voor – eerste deelname

Wanneer je organisatie voor het eerst meedoet, heb je helaas maar weinig inzicht in de exacte inhoud van de vragenlijst, maar een goede voorbereiding is zeker mogelijk! Zoals eerder genoemd is de EcoVadis-vragenlijst onderverdeeld in vier thema’s: ‘Milieu’, ‘Arbeid en mensenrechten’, ‘Ethiek’ en ‘Duurzaam inkopen’. Vaak zijn de verantwoordelijkheden voor deze onderwerpen ondergebracht bij verschillende onderdelen van de organisatie. Het is daarom belangrijk dat de persoon verantwoordelijk voor het overkoepelende thema wordt meegenomen in het EcoVadis traject. Loop samen door de criteria en kijk welke criteria actief worden gemanaged binnen de organisatie. Verzamel per criterium betrouwbare documentatie die aantoont dat het thema deel uitmaakt van de gehele duurzaamheidsmanagementcyclus van het bedrijf. Bijvoorbeeld: beleid, bewijs van ondersteuning van externe initiatieven, procedures, activiteiten, certificaten, audits op locatie, trainingsmateriaal, CSR-verslag en relevante KPIs.

Bereid je team voor – herbeoordeling

Wanneer je jouw EcoVadis-scorecard ontvangt kun je blij of ongelukkig zijn met de resultaten. Hoe dan ook is het verstandig om een gap analyse uit te voeren om zo de belangrijkste verbeterpunten te identificeren. Het prioriteren van acties is essentieel om de zaken behapbaar te houden en een stappenplan kan een grote hulp zijn om te werken aan structurele verbetering. De uitvragende organisaties maken gebruik van de EcoVadis tool om inzicht te krijgen in de duurzaamheidsprestaties van hun toeleveringsketen en deze te managen. Steeds vaker vragen organisaties aan hun leveranciers om een bepaalde EcoVadis-score te behalen of om zich continu te verbeteren. Het ontvangen van jouw EcoVadis-scorecard is dus niet enkel een resultaat, maar ook input voor het verder verbeteren van de duurzaamheidsprestaties.

Controleer je documenten

De betrouwbaarheid van de verstrekte documenten is een belangrijk element van de beoordeling. EcoVadis heeft enkele algemene richtlijnen ontwikkeld waaraan de documenten moeten voldoen. Hieronder vind je een handige checklist:

  • Alle documenten moeten de bedrijfsnaam, het logo, de datum van de implementatie- en/of herzieningsdatum bevatten. Documenten worden in alle talen geaccepteerd, het moet alleen wel mogelijk zijn om de tekst uit het document te kopiëren. Daarnaast is de authenticiteit van het document van groot belang. Documenten die uitsluitend zijn opgesteld om te voldoen aan de EcoVadis-vragenlijst worden niet geaccepteerd.
  • Beleidsdocumenten moeten kwalitatieve en/of kwantitatieve doelstellingen bevatten en daarnaast meer dan 3 maanden voor het uploaden van het document in de EcoVadis-tool bestaan. De geldigheid van een beleidsdocument is acht jaar.
  • In de documenten die activiteiten onderbouwen is het noodzakelijk dat de functie ervan worden beschreven en wordt aangegeven hoe zij bijdragen tot de beperking van de relevante risico’s. De geldigheidsduur van zo’n document is acht jaar. Daarnaast is het belangrijk om inzicht te hebben in de dekking van de acties, certificaten en audits door derden in relatie tot de EcoVadis-beoordelingsscope.
  • Resultaten: de geldigheid van een gerapporteerde KPI is 2 jaar.

EcoVadis maakt het mogelijk om maximaal 55 nieuwe documenten te uploaden voor één beoordeling. Dit zou meer dan genoeg moeten zijn. Als bijvoorbeeld certificaten en/of auditrapporten een groot deel van deze capaciteit in beslag nemen, kunnen deze worden samengevoegd in één grote pdf met een duidelijke inhoudsopgave. Let op! Dit is alleen de bedoeling als het echt niet anders kan.

Q5: Wat is de tijdslijn?

Een EcoVadis-beoordeling kan op elk moment van het jaar beginnen. Na het starten van de enquête krijg je drie weken de tijd om de enquête in te vullen. Als je echter denkt dat je meer tijd nodig hebt om de vragenlijst in te vullen, is er een mogelijkheid om een verlenging van de termijn aan te vragen. Na het invullen van de vragenlijst voeren de EcoVadis-experts hun analyse en evaluatie uit, dit proces duurt ongeveer 6-8 weken. Wanneer de resultaten worden gepubliceerd en beschikbaar zijn op het platform word je geïnformeerd met een e-mail. De Scorecard is 12 maanden geldig en de herbeoordelingen zullen dus elk jaar rond dezelfde tijd plaatsvinden. Het bewust plannen van de eerste beoordeling (bijvoorbeeld in een rustig moment van het jaar) kan hierdoor het overwegen waard zijn.

Conclusie

EcoVadis kan je helpen inzicht te krijgen in de kwaliteit van verschillende duurzaamheid/CSR principes die van belang zijn in jouw bedrijfs- en managementsysteem. Het geeft je een benchmark van jouw sectorgenoten en maakt de sterke – en mogelijke verbeterpunten in jouw managementcyclus inzichtelijk. Het geeft je de vrijheid om de exacte timing van de vragenlijst te bepalen, in tegenstelling tot beoordelingsplatformen als CDP en de Dow Jones Sustainability index, die een vaste timing hebben. De variatie in beoordeelde onderwerpen vraagt om cross-organisatorische samenwerking en kan bijdragen aan een hoger niveau van eigenaarschap binnen verschillende afdelingen en het delen van kennis en best practices. Het EcoVadis-platform, dat in 2007 werd opgericht, groeit snel. Bij de beoordeling van ongeveer 60.000 bedrijven in 155 landen vertrouwen veel organisaties momenteel op het EcoVadis-platform voor de evaluatie en verbetering voor hun duurzaamheidsuitdagingen. De Scorecard kan gemakkelijk worden gedeeld met uitvragende organisaties.

Kortom, deelname aan EcoVadis heeft vele voordelen. We helpen je hier graag mee op weg! Wil je meer weten over dit onderwerp of heb je hulp nodig bij dit proces? Neem dan contact op met onze deskundige Kyra.

Auteur: Kyra Weerts.

Blijf op de hoogte van ons laatste nieuws, recente blogs en evenementen met onze periodieke nieuwsbrief (3-4 keer per jaar)!

Heb je nog vragen over dit blog? Laat het ons weten in de comment sectie hieronder!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *