2020 is het jaar waarin de Universiteit Utrecht voor het eerst een duurzaamheidsmonitor heeft gepubliceerd in lijn met de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI). Samen met Sustainalize heeft de universiteit de GRI-richtlijnen toegepast om op een betrouwbare, uniforme en professionele wijze verslag te doen van de impact die zij maken, passend bij de missie om met behulp van kennis een duurzamere samenleving te creëren. In deze casus gaan Mark Kauw, Projectmanager Duurzaamheid bij de Universiteit Utrecht, en onze Sustainalize collega Lot Elshuis  dieper in op de uitdagingen en lessen van het rapporteren in lijn van GRI.

________________________________________________________________________________________________

Het Global Reporting Initiative (GRI) is een methode die wereldwijd wordt gebruikt door organisaties om verslag te doen over niet-financiële informatie, zoals de impact op het milieu, sociale aspecten en governance inrichting. Het bestaat uit verschillende richtlijnen die leidend zijn voor de manier waarop een organisatie transparant kan communiceren over niet-financiële informatie. ________________________________________________________________________________________________

Mark is Projectmanager Duurzaamheid bij de Universiteit Utrecht. Hij werkt mee aan projecten die bijdragen aan het verduurzamen van deze universiteit. Met het Programma Duurzaamheid als vooruitgeschoven post wil de universiteit vooroplopen op het gebied van verduurzaming. Hoe doe je dit nu goed als organisatie – en specifiek als universiteit?

Het publiceren van iets waar iedereen achter staat
Ondanks dat de GRI-criteria ontwikkeld zijn voor bedrijven, bieden de richtlijnen Universiteit Utrecht voldoende sturing voor een gedegen verslaglegging.  “GRI is een wereldwijd geaccepteerde tool, die ervoor zorgt dat wij transparant kunnen rapporteren,” vertelt Mark. “De uitdaging lag vooral in het spanningsveld tussen voldoen aan de GRI-richtlijnen en iets maken waar intern iedereen achter staat. Plus, of mensen zo’n verslag ook daadwerkelijk willen lezen wanneer het gepubliceerd wordt.” Lot vult aan: “De richtlijnen zijn best wel ‘stijf’. Het is een lange lijst aan criteria waar elke organisatie iets over zou moeten kunnen rapporteren. Als je een verslag opbouwt puur en alleen vanuit de GRI-richtlijnen, dan zou het de meest belangrijke niet-financiële informatie bevatten. Dit neemt het risico met zich mee dat bepaalde stakeholders het niet interessant genoeg vinden om te lezen,” licht Lot toe. “Maar dat is dit jaar goed gegaan in de duurzaamheidsmonitor van Universiteit Utrecht.  Zeker de online-versie is leuk en toegankelijk om te lezen.”  

“Binnen twee jaar heeft Universiteit Utrecht een transparante en complete duurzaamheidsmonitor opgebouwd, mede dankzij de kennis en ervaring van Susan en Lot.” – Mark Kauw (Universiteit Utrecht)

Toch blijft het een uitdaging om bepaalde stakeholders, met name studenten, hier meer bij te betrekken. Ondanks het feit dat de onderwerpen toegankelijker zijn neergezet, vinden studenten het over het algemeen niet ‘heel erg boeiend’. “Studenten meenemen bij zo’n monitor is iets wat we juist heel graag willen. Dat het zowel door als voor hen gemaakt wordt,” legt Mark uit. “Het uiteindelijke doel is dat studenten, naast wetenschappers, worden ingezet voor het vinden van oplossingen in duurzaamheidsvraagstukken.”

Kritisch en duidelijk blijven rapporteren
Daarnaast ambieert Universiteit Utrecht nog kritischer en duidelijker te zijn in het volgende jaarverslag. “De hele reden dat je zo’n monitor maakt is natuurlijk dat de universiteit dankzij de monitor verbetert. Het is makkelijk om met elkaar te constateren welke dingen er nog niet goed gaan. De volgende stap blijft lastig; vooral wanneer het gaat om wie er vervolgens actie op gaat ondernemen,” vertelt Mark. Lot en Mark concluderen dat het een stuk simpeler lijkt wanneer je de GRI-criteria zwart op wit leest: je hebt een bepaald criterium, dat implementeer je, vervolgens evalueer je of het beoogde resultaat is behaald en bepaal je hoe je daarop doorpakt. Echter, in de praktijk is het een stuk complexer. “De harde werkelijkheid is dat je vervolgens geconfronteerd wordt met een ingewikkelde bureaucratische organisatie, waarin het lastig is om te bepalen wie nou precies verantwoordelijk is voor wat,” aldus Mark. Het verslag is een mooi middel voor een organisatie om inzicht én overzicht te krijgen in de prestaties. Dit helpt om vervolgens het gesprek aan te gaan en te evalueren. Daarmee is het een essentieel onderdeel binnen de managementcyclus om te sturen op duurzaamheid.

De volgende stappen voor een duurzame toekomst
De universiteit gaat zich focussen op het implementeren van verantwoordelijkheden. “In gesprek gaan met de stakeholders zal er misschien voor zorgen dat zowel het huidige Programmateam Duurzaamheid als de huidige thema eigenaren (medewerkers van universiteit die verantwoordelijk zijn voor het sturen op duurzaamheidsthema’s) meer eigenaarschap gaan voelen. Ik geloof dat dat vooral belangrijk is,” vertelt Mark. “De verbeterde uitvoering ligt vooral in het betrekken van interne stakeholders. Hierin is het belangrijk dat we als Programmateam Duurzaamheid actief betrokken zijn bij de selectie van de stakeholders.” In de toekomst is het zaak om de materialiteitsanalyse te updaten. Hierbij zal de universiteit zowel kritisch kijken naar de selectie van stakeholders, als naar de verschillende thema’s. “Het is interessant om te zien in hoeverre er verschuivingen in de thema’s zullen plaatsvinden, ook met de impact van COVID-19 in acht nemend. Zo maken studenten zich nu bijvoorbeeld meer zorgen om de online colleges dan voorheen,” aldus Lot.

“Als je in real time de data gaat monitoren, ga je natuurlijk veel meer met de billen bloot” – Mark Kauw (Universiteit Utrecht)

Het opzetten van een live dashboard is een interessante ontwikkeling, in Mark zijn optiek. “Met als uiteindelijke doel een monitor waarin je real-time getallen in kunt voeren, want je wilt het liefst het hele jaar door vertellen over verschillende duurzaamheid thema’s.” Hoe dit eruit komt te zien is nog niet zeker. Dat hangt in grote mate af van de cijfers waarover de universiteit beschikt. Zo kan het een maandelijkse update worden, maar het staat vast dat het anders is dan een enkele keer in het jaar vertellen hoe de zaken ervoor staan.

De duurzaamheidsmonitor
Sinds twee jaar brengt de Universiteit Utrecht naast het reguliere jaarverslag ook een duurzaamheidsmonitor uit. Deze monitor laat zien met welke duurzaamheidsactiviteiten de universiteit bezig is en zorgt ervoor dat bestuurders en medewerkers in staat zijn om effectiever te sturen op resultaat. Daarnaast laat de duurzaamheidsmonitor externe stakeholders zien waar de universiteit nu staat en wat de doelen zijn voor de komende jaren. Geïnteresseerd? Lees hier meer over de duurzaamheidsmonitor van Universiteit Utrecht.